multis studiebureau technieken

Deze privacyverklaring geldt voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten in relatie tot onze producten en diensten, alsook op de noodzakelijke persoonsgegevens van derden die wij dienen te verwerken voor de uitvoering van onze overeenkomst.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze kantoren, onze website, u inschrijft op onze nieuwsbrief of op elke andere wijze wanneer u gebruik maakt van onze producten of diensten.

De persoonsgegevens van onze ex-klanten of prospecten trachten wij eveneens zo goed en zorgvuldig mogelijk te verwerken en beveiligen, conform deze privacyverklaring.

Onder “verwerking van persoonsgegevens” verstaan we elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u verderop in deze privacyverklaring.

Het begrip “verwerking” is bijzonder ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of (uiteindelijk) vernietigen van die gegevens.

Multis BV, met maatschappelijke zetel te 3670 Oudsbergen, Genkerbaan 16A, en ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het nummer 0546 588 367 is de verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens. Dit betekent dat Multis BV het doel en de middelen voor de verwerking van uw gegevens vaststelt.

We verwerken uiteraard de persoonsgegevens die u ons zelf geeft.

U kan op verschillende momenten en naar aanleiding van verschillende situaties er voor kiezen om uw persoonsgegevens aan ons door te geven. Zo kunt u uw gegevens aan ons bezorgen wanneer u metons wil communiceren, wanneer u inlichtingen vraagt, wanneer u met ons telefoneert, wanneer er een document moet opgesteld worden.

Wilt u misschien bij ons komen werken? dan geeft u ons misschien een beschrijving van uw opleiding en werkervaring, of inzake facturatie verstrekt u misschien wel uw creditcardgegevens.

Kortom: steeds wanneer u met ons in contact komt.

Heel vaak zullen wij uw toestemming vragen om deze gegevens te mogen verwerken, maar niet altijd. Soms moeten wij uw persoonsgegevens verwerken louter uit noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die we met mekaar hebben, of soms moeten wij persoonsgegevens verwerken vanuit een wettelijke verplichting.

Wij onderscheiden verschillende types persoonsgegevens die met elkaar gecombineerd kunnen worden:

- Persoonlijke identificatiegegevens (achternaam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoon-/faxnummer, website-URL, ID-nummer).
- Professionele gegevens (bedrijfsnaam, hoofdkantoor, bedrijfs-/btw-nummer, zakelijk telefoonnummer, professioneel e-mailadres, website-URL, functie, status, naam van de vertegenwoordiger).
- Financiële gegevens (bankrekeningnummer, bankinstelling).
- Alle andere gegevens die u vrijwillig meedeelt aan ons die noodzakelijk zijn voor de opdracht die u ons toevertrouwt.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, maar telkens wanneer wij enkel de gegevens die minimaal noodzakelijk zijn om het doel te realiseren.

Zo is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk:

- In het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van onze overeenkomst of samenwerking.
- Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen en of
- Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy.

Is het verwerken van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen dan zullen wij steeds uw toestemming vragen om uw gegevens te mogen verwerken.

Hierna beschrijven wij zo veel mogelijk in detail op welke manier Multis BV uw persoonsgegevens zal gebruiken.

- Voor de uitvoering van onze overeenkomst inzake het leveren van goederen en diensten.
- Klantenbeheer, met inbegrip van de administratie van het cliënteel, beheer van bestellingen, leveringen, facturatie van diensten, opvolgen van solvabiliteit, gepersonaliseerde marketing en reclame, registreren van het cliënteel van een handelszaak.
- Leveranciersbeheer, met inbegrip van de leveranciersadministratie, beheer van de opgegeven bestellingen, betaling van leveranciers, prospectie van mogelijke leveranciers en hun evaluatie.
- Public relations, teneinde goodwill te creëren voor de organisatie.

Wij willen uw persoonsgegevens beschermen en de nauwkeurigheid ervan handhaven. Daarom implementeert Multis BV naar redelijkheid alle fysieke, administratieve en technische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.

Ook van onze leveranciers verlangen we dat ze dergelijke gegevens beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.

Onze medewerkers worden opgeleid en om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. In het kader van ieder project dat een verwerking van persoonsgegevens beoogt, wordt eerst een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens, waarbij uw belangen voorop staan.

Onze medewerkers wordt enkel toegang verleend tot uw persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Wij gebruiken allerlei technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van uw gegevens, zoals onder andere beveiliging met wachtwoord, firewalls, antivirus.

Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u in de door de wet voorziene omstandigheden verwittigd.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen zonder uw toestemming en we geven ze niet door aan derden tenzij:

- Aan onze rechtsopvolgers en andere bedrijven binnen onze groep. Wij geven uw persoonsgegevens door aan onze eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen binnen onze groep voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacybeleid, om u bijvoorbeeld op de hoogte te brengen van de producten en diensten van de hele groep. Ingeval van wanbetaling kunnen we ook uw betalingsgewoonten doorgeven om de gerechtvaardigde belangen van onze groep te beschermen. De ondernemingen binnen de groep kwalificeren in deze context als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

- Dit nodig is voor onze dienstverlening. Sommige van onze databanken maken we toegankelijk voor derde partijen die werken in onze opdracht en die ons bijstaan bij het leveren van onze producten en diensten. De doorgifte van uw gegevens gebeurt enkel voor die doeleinden waarvoor Multis BV uw gegevens zelf verwerkt en is beperkt tot die gegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak in onze opdracht. Wij zien erop toe dat zij net zoals wij uw gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en wij voorzien daarvoor adequate contractuele waarborgen.

- Er een wettelijke verplichting is.

- Er een gerechtvaardigd belang is voor Multis BV of de betrokken derde. Wij zullen uw persoonsgegevens enkel doorgeven indien uw belang of uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en u zal daar ook steeds transparant over worden ingelicht (behoudens ingeval van wettelijke uitzonderingen). Zo kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan kredietcontroleurs, incassobureaus en juridische dienstverleners, alsook aan partners waarmee we samenwerken in het kader van een specifieke (commerciële) actie.

- U ons daar toelating voor geeft. Indien Multis BV in andere situaties persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegevens over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij uw uitdrukkelijke toestemming.

We gebruiken anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden en interne/externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaalde natuurlijke persoon.

Multis BV waarborgt telkens dat al deze partijen de ontvangen data nooit kunnen herleiden naar een te identificeren natuurlijke persoon.

U hebt het recht om op ieder ogenblik van Multis BV te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken, om die gegevens in te kijken en bijkomende informatie te ontvangen over:

- De verwerkingsdoeleinden.
- De betrokken categorieën van persoonsgegevens.
- De ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen).
- Indien mogelijk, de bewaartermijn, of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van de termijn.
- Het bestaan van uw privacyrechten.
- Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
- De informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen, en
- Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

U hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Multis BV kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die u vraagt.

U hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten rechtzetten.

Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een verhuis, de wijziging van uw e-mailadres, of een vernieuwing van uw identiteitskaart.

U hebt het recht om in de volgende gevallen en zonder onredelijke vertraging, uw persoonsgegevens te laten verwijderen:

- Uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door Multis BV.
- U trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Multis BV zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking.
- U maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorslaggevende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Multis BV.
- Uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt.
- Uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
- Uw persoonsgegevens werden verzameld toen u nog minderjarig was.

Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij zullen u daarover nader informeren in ons antwoord op uw verzoek.

U hebt het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien een van volgende elementen van toepassing is:

- U betwist de juistheid van die persoonsgegevens. Het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Multis BV in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren.
- De verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig. In plaats van het wissen van uw gegevens, verzoekt u om een beperking van het gebruik ervan.
- Multis BV heeft uw gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden maar u hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. In plaats van het wissen van uw gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering.
- Zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking verzoekt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te over te dragen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die u zelf hebt verstrekt aan Multis BV, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kunt u dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting).

Er zijn twee aspecten verbonden aan dit recht:

- U kan Multis Bv verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm, en
- U kan Multis BV verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. U bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid van het (e-mail)adres dat u voor de doorgifte opgeeft. Multis BV heeft het recht dit de weigeren indien de doorgifte technisch niet mogelijk is.

U hebt het recht om op grond van uw bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Multis BV of in het kader van het algemeen belang. Multis BV zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij Multis BV dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van u of wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Indien u één van uw rechten wil oefenen, kunt u daarvoor een schriftelijke vraag richten tot:

- Contactpersoon: de heer Levi Nelis
- E-mail: levi.nelis@multis.be

In principe niet. U kan de hogergenoemde rechten gratis uitoefenen, tenzij wij vaststellen dat uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

In dat geval doen er zich twee mogelijkheden voor:

- Ofwel rekenen wij een redelijke vergoeding aan voor de uitoefening van uw rechten.
- Ofwel weigeren wij gevolg te geven aan uw verzoek.

Wij doen al het mogelijke om u een zo beknopt, transparant, en begrijpelijk mogelijk antwoord te geven.

Wij doen dit bij voorkeur elektronisch, tenzij u verzoekt uw antwoord via een andere vorm te ontvangen.

Wij reageren in ieder geval binnen de maand na ontvangst van uw verzoek, tenzij u meerdere verzoeken indient of indien het complexe verzoeken betreft. Afhankelijk daarvan, kan de termijn van één maand desnoods met twee maanden verlengd worden.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel te bereiken waarvoor we uw persoonsgegevens verzameld hebben.

De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, afhankelijk van eventuele wettelijke verplichtingen. Zo zijn wij verplicht om facturatiegegevens maximaal zeven jaar bij te houden teneinde aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te kunnen voldoen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden verzamelde persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

Multis BV kan dit privacybeleid steeds wijzigen.

Wij raden u dan ook aan om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen via onze website. Uiteraard informeren wij u voorafgaandelijk via onze website en via andere kanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij uw toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten wanneer de wetgever dit noodzakelijk acht.

Deze privacyverklaring en -beleid worden beheerst door het Belgisch recht.

Ieder geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van deze privacyverklaring zal worden onderworpen aan het Belgisch recht en behoort tot de exclusieve bevoegdheid van het gerechtelijk arrondissement Tongeren.

Voor klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door Multis BV, kan u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (2)2 274 48 00, e-mail: comission@privacycommission.be, www.privacycommission.be.